Cómo crear un Buscable Base de datos en Excel

Debe haber usado MS Excel para tareas como preparar informes, pronósticos y presupuestos. Pero sabes que Excel es mucho más poderoso que esto. Como, en Excel puede hacer una base de datos de búsqueda.

¿Quiere aprender a crear una base de datos con capacidad de búsqueda en Excel? no se preocupe, esta publicación lo guiará para crear una base de datos en Excel.

Bueno, si hablamos de las capacidades de la base de datos de Excel, sin duda es muy poderoso. Además de crear una base de datos de búsqueda simple en Excel, también puede crear bases de datos relacionales en Excel.

Entonces, tomemos una descripción completa sobre cómo crear una base de datos en Excel, ya sea que se pueda buscar o relacional.

¿Cuál es la necesidad o los beneficios de crear una base de datos en Excel?

Las hojas de cálculo de Excel están diseñadas principalmente para evaluar los datos y ordenar la lista de elementos, para el almacenamiento a corto plazo de datos sin procesar. En general, la hoja de cálculo se usa para agrupar números y para almacenar una lista única de elementos. Por lo tanto, es la mejor aplicación para mantener inventario, datos informáticos y modelado de datos estadísticos.

Pero cuando se trata de almacenar una gran cantidad de datos, es mejor usar una base de datos en Excel. La base de datos se adapta mejor a las circunstancias en las que más de dos usuarios necesitan compartir su información.

Además de esto, los dos beneficios más importantes de la base de datos en Excel son:

  • Redundancia de datos reducida.
  • Aumentará la capacidad de integridad de los datos.
  • Reducción de errores de actualización y mayor consistencia.
  • Mayor integridad de datos e independencia de los programas de aplicaciones.
  • Puede mantener fácilmente el informe y compartir sus datos.
  • Seguridad de datos mejorada
  • Reducción de los costos de entrada, almacenamiento y recuperación de datos.

Cómo crear un Buscable Base de datos en Excel?

Simplemente siga los pasos mencionados a continuación para crear una base de datos de búsqueda Excel.

Paso 1: ingresar los datos

En una base de datos, las columnas se llaman como campos. Entonces, según su necesidad, puede agregar tantos campos como necesite.

En el ejemplo que se muestra, los campos de la base de datos son StdID, StdName, State, Age, Department y Class Teacher.

crear un Buscable Base de datos en Excel 1

Ahora puede ingresar datos en esta base de datos recién creada fácilmente. Cada vez que ingrese una nueva información, se llenará en la primera fila vacía después de los Campos.

Me gusta esto,

crear un Buscable Base de datos en Excel 2

Por lo tanto, también puede ver lo fácil que es ingresar datos en una base de datos de Excel.

Paso 2: Ingresar datos correctamente

Al ingresar datos en la base de datos de Excel, no deje ninguna fila o columna vacía. Como está estrictamente prohibido.

crear un Buscable Base de datos en Excel 3

crear un Buscable Base de datos en Excel 4

Es un desglose claro de su base de datos de Excel. en realidad, la razón detrás de esto es. Tan pronto como Excel encuentre una columna / fila completamente en blanco. No cuenta esa columna o fila en la base de datos.

también lee:

Cómo corregir un error Cargando Excel Solver?

Entonces, si dejó cualquier fila o columna en su base de datos completamente vacía, la dividirá en diferentes partes. Las funciones que aplique a su base de datos no funcionarán para esa información desconectada.

Aunque está permitido dejar algunas celdas de fila vacías. Me gusta esto:

crear un Buscable Base de datos en Excel 5

Paso 3: sepa que las filas se llaman registros

Cada fila individual de la base de datos se conoce como registros. entonces, puedes ver aquí que todas las filas son registros.

crear un Buscable Base de datos en Excel 6

Paso 4: sepa que las columnas se llaman campos

Todos los encabezados de las columnas de la base de datos se denominan nombres de campo.

Entonces, aquí en la figura que se muestra, el nombre del campo de la base de datos es: StdID, StdName, Estado, Edad, Departamento y Profesor de la clase.

crear un Buscable Base de datos en Excel 7

Nota:

Intente formatear nombres de campo que no sean las filas de la base de datos. Los nombres de los campos de la tabla están organizados con diferentes estilos además de la celda de la tabla.

Paso 5: crear la tabla

Para hacer una tabla en su base de datos, simplemente elija cualquier celda en el rango de datos. Luego, en la pestaña de inserción, haga clic en el comando de tabla.

crear un Buscable Base de datos en Excel 8

Al hacer clic en la tabla, se abrirá un cuadro de diálogo Crear tabla. Toque la opción ok y creará una tabla.

crear un Buscable Base de datos en Excel 9

Para filtrar los datos, utilice las flechas desplegables que aparecen en el encabezado de cada columna.

Paso 6: uso de las herramientas de base de datos

Bueno, para el análisis e interpretación de datos adecuados en la base de datos de Excel, puede utilizar las herramientas de la base de datos. Para obtener más información sobre estas herramientas, haga clic aquí.

Paso 7: expandir la base de datos

Ahora todo está configurado, para que pueda comenzar a agregar más registros y campos en su base de datos.

Paso 8: completar el formato de la base de datos

Por fin solo tiene que formatear las columnas de la base de datos. Existen muchas herramientas para formatear celdas en la base de datos. Al igual que puede hacer uso de los estilos de celda, dentro del menú desplegable “Formato como tabla”. También puede trabajar con los comandos presentes en el cuadro de diálogo de celdas de formato.

Eso es todo, ha creado una base de datos con capacidad de búsqueda en su hoja de cálculo de Excel. Ahora es el momento de aprender a usar esta base de datos de búsqueda en Excel.

Cómo usar A Buscable Base de datos en Excel?

Cómo usar A Buscable Base de datos en Excel

Use las funciones de búsqueda de Excel para buscar en una base de datos

Al utilizar las funciones de búsqueda de Excel, se puede diseñar fácilmente una hoja de trabajo que le permite buscar en cualquier tabla de la base de datos.

Suponga que ha importado la siguiente tabla de su base de datos de Access en la hoja 2 del libro de Excel.

Cómo usar A Buscable Base de datos en Excel 1

Para hacer una hoja de cálculo de Excel que se pueda usar para verificar la escala salarial del pasante simplemente proporcionando la identificación del pasante. Estos son los siguientes pasos para realizar:

  1. Abra su libro de Excel, toque la pestaña Hoja2 y elija el rango A2: H5.
  2. Ahora presione en el cuadro Nombre y escriba Interndata. Luego presione [Enter].
  3. Toque la pestaña Hoja1.
  4. Seleccione la celda D6 y ponga la identificación del empleado.
  5. Elija la celda D8 y asigne Nombre.
  6. Seleccione la celda E8 y ponga la siguiente función:

= BUSCARV (E6, Interndata, 3, FALSO) y “” & BUSCARV (E6, Interndata, 2, FALSO)

  1. En el D10 ingrese la tasa de pago.
  2. Ahora toca el E10 e ingresa la siguiente función:

= BUSCARV (E6, Interndata, 8, FALSO)

  1. Es hora de cambiar el formato de celda de E6, E8 y E10 para hacer coincidir el tipo de datos con los datos presentes en la tabla.
  2. Ahora agregue un encabezado y realice el formateo como se hizo y se muestra aquí.

Cómo usar A Buscable Base de datos en Excel 2

¿Cómo funciona una base de datos relacional en Excel?

¿Cómo funciona una base de datos relacional en Excel?

Excel está diseñado de tal manera que puede funcionar sin problemas con la base de datos. Cuando los elementos de la base de datos están asociados, hacen un registro dentro del grupo de múltiples registros. Cada registro individual podría ser equivalente a una fila en la hoja de cálculo. Lo difícil de ignorar la conexión.

También te puede interesar:

Parte superior 3 Métodos para desbloquear archivo de Excel protegido con contraseña

Para crear una base de datos relacional en Excel, debe unir una hoja de cálculo maestra con una hoja de cálculo esclava o tablas.

Por lo tanto, una base de datos relacional es una tabla maestra que se vincula con sus tablas esclavas, que se denominan tablas secundarias.

Envolver:

Entonces, ahora sabe que no es una tarea difícil crear una base de datos con capacidad de búsqueda en Excel. Al realizar los pasos anteriores, puede crear fácilmente una base de datos funcional que se puede utilizar para agregar registros. También se puede usar para buscar valores específicos en registros existentes haciendo uso de la función de filtro.

Bueno, esta base de datos de Excel funciona sin problemas para la cantidad de registros. Pero el rendimiento de la aplicación comienza a degradarse después de la acumulación de miles de registros.



Margret Arthur es emprendedora y experta en marketing de contenidos. Ella Escribe blogs de tecnología y experiencia en MS Office, Excel y otros temas tecnológicos. Her arte distintivo de presentar información técnica en un lenguaje fácil de entender es muy impresionante. Cuando ella no escribe, ella ama los viajes no planificados.