11 Vital Consejos para Hacer Excel Hojas de cálculo Más eficiente

MS Excel es una aplicación popular en todo el mundo que se utiliza para administrar datos cruciales y realizar cálculos complejos. Esto es muy útil, pero cuanto más grande es una hoja de cálculo de Excel , el cálculo se vuelve más lento. Este es uno de los problemas frustrantes que enfrentan los usuarios con mayor frecuencia.

Bueno, podría descuidarse cuando los datos son menos, pero se vuelve más profundo a medida que se agregan más datos o cálculos a los libros de trabajo. Dependiendo de las Excel fórmulas , el tamaño del libro de trabajo y la PC, el cálculo lleva más tiempo y la hoja de cálculo se vuelve más lenta.

Sin embargo, esto no es algo que no se pueda solucionar. Aquí, en este artículo, compartiré algunos consejos increíbles sobre cómo hacer que las hojas de cálculo de Excel sean más eficientes. 

Por lo tanto, de ahora en adelante, ya no tendrá que lidiar con hojas de cálculo de Excel de ejecución lenta . Simplemente pruebe las correcciones dadas para acelerar el rendimiento de Excel.

¿Cómo Para Hacer Excel Hojas de cálculo más eficiente?

Eche un vistazo rápido a todas las soluciones alternativas que debe realizar para acelerar el rendimiento de Excel.

• Evitar funciones volátiles
• Usar columnas auxiliares
• Deshabilitar todos los complementos de Excel
• Utilice el formato condicional con precaución
• Usar tablas de Excel y rangos con nombre
• Convertir fórmulas no utilizadas en valores
• Mantenga todos los datos referenciados en una hoja
• Evite el uso de toda la fila / columna en las referencias
• Usar el modo de cálculo manual
• Utilice técnicas de fórmulas más rápidas
• Divida el libro de trabajo en varios archivos

Sepamos cómo hacer que las hojas de cálculo de Excel sean más eficientes con estos consejos detallados .

1. Evite las fórmulas volátiles

La clase de fórmulas en Excel se llama fórmulas volátiles. Estas fórmulas se vuelven a calcular cada vez que se produce un cambio en el libro . (Por ejemplo: AHORA, HOY, INDIRECTO, ALEATORIO, DESPLAZAMIENTO, etc.) Entonces, cuando la hoja de trabajo tiene muchas fórmulas volátiles y se realizó cualquier modificación, las fórmulas completas se vuelven a calcular. Y esta es la razón por la que la hoja de trabajo se vuelve lenta.

Entonces, para deshacerse de este problema, se recomienda no utilizar las fórmulas volátiles o es mejor usar una tabla.

2. Utilice columnas auxiliares

Las columnas auxiliares son las construcciones de diseño más subestimadas en Excel. Generalmente, se descubre que el usuario no utilizará las columnas auxiliares.

EVITE HACER ESTO.

El uso de ‘ Columnas auxiliares’ lo ayuda a evitar fórmulas de matriz.

Bueno, esto no significa que no utilizará fórmulas de matriz. Estos también son muy útiles en algunos casos. Sin embargo, cuando intenta hacer todo con una fórmula larga, esto afecta el rendimiento del archivo de Excel , hay algunas fórmulas de matriz que valen la pena, pero si es necesario utilizarlas en muchos lugares, se considera hacer uso de las columnas auxiliares para efectuar Las hojas de cálculo de Excel funcionan de manera más eficiente.

3. Deshabilite todos los complementos de Excel

Generalmente, los complementos son útiles, pero también se encuentra que ralentiza Excel y también comienza a fallar, congelar. Por lo tanto, es bueno deshabilitar los complementos para optimizar el archivo de Excel.

A continuación, siga las formas de hacerlo:

• Primero, vaya a Archivo> Opciones> Complementos.
• Compruebe los complementos habilitados y, al seleccionarlos, deshabilítelos como “Complementos Com”.
• A continuación, haga clic en “Ir”.
• Desmarque todos los complementos que no sean innecesarios. Si los complementos son necesarios, puede habilitarlos nuevamente

4. Emplee el formato condicional con precaución

Bueno, el formato condicional de Excel es volátil . Es posible que muchos usuarios no lo sepan, y es posible que los usuarios no noten la diferencia con conjuntos de datos pequeños y puede resultar en una hoja de cálculo de Excel lenta si se utiliza en conjuntos de datos grandes o varias veces. Pero aparte de eso, es fácil incluso hacer que los datos combinados se vean hermosos, personalmente me gusta esto. En lugar de hacer la comparación usted mismo, puede simplemente mirar el color o el icono de una celda y notar fácilmente cómo se compara con otras.

También se recomienda usarlo con cuidado para optimizar el archivo de Excel.

5. Utilice rangos con nombre y tablas de Excel

Los rangos con nombre y las tablas de Excelson las dos características más sorprendentes que contienen datos y simplifican las referencias. Esto puede llevar algún tiempo mientras lo usa, pero a medida que comienza a usarlo, se vuelve fácil y rápido.

Al crear paneles basados ​​en datos, es una buena idea convertir datos en una tabla de Excel. Esto también es beneficioso para hacer las fórmulas más comprensibles, hace que los libros de trabajo sean más rápidos e incluso optimiza archivos Excel.

6. Convertir fórmulas no utilizadas en valores estáticos

Se dice: “Si no lo necesita, no lo guarde”. Muchas fórmulas dan como resultado un libro de Excel lento. Entonces, si tiene fórmulas que no son necesarias, es mejor convertirlas en un valor estático simplemente pegando como valores. En última instancia, esto le ayudará a mejorar el rendimiento de Excel.

7. Mantenga todos los datos referenciados en una hoja

Bueno, esto no siempre es posible, pero si puede hacerlo, gradualmente su hoja de Excel se vuelve más rápida.

La lógica detrás de esto es simple; las fórmulas en las hojas de trabajo no requieren ir muy lejos con los datos cuando se colocan a continuación en la misma hoja.

8. Evite el uso de toda la fila / columna como referencia

Esto se menciona en la lista porque se ve que muchos usuarios tienen el hábito de usar las referencias de filas / columnas completas en fórmulas. Esto es realmente un mal hábito y debe evitarse.

Todos pensamos que la fila / columna solo tiene pocas celdas con datos, pero Excel no piensa así. Como hacemos referencia a una fila / columna completa, Excel solo como un buen servidor, verifíquelo de todos modos y esto lleva más tiempo para calcular y, como resultado, la hoja de cálculo se vuelve lenta.

9. Utilice el modo de cálculo manual

Este punto se sugiere en muchos foros y blogs y también lo he mencionado. El cálculo manual proporciona la flexibilidad de permitir que Excel sepa cuándo calcular, en lugar de que Excel tome sus propias decisiones. Esto no acelerará el libro de Excel , pero si su hoja de cálculo es lenta, definitivamente ahorrará tiempo al no hacer que Excel vuelva a calcular una y otra vez. Para utilizar el cálculo manual, siga el paso

• Vaya a la pestaña Fórmula> Opciones de cálculo> Manual (presione la tecla F9 para volver a calcular)

10. Utilice técnicas de fórmulas más rápidas

Excel proporciona muchas fórmulas y combinaciones de fórmulas para hacer lo mismo. Por tanto, es mejor reconocer y utilizar los más rápidos.

Por ejemplo:

• Utilice IFERROR en lugar del combo IF e ISERROR (si está utilizando Excel 2003 o anterior, que no tiene IFERROR).
• Utilice – (dobles negativos) para convertir VERDADERO y FALSO en 1 y 0 (en lugar de multiplicarlo por 1 o agregarle 0). La mejora de la velocidad se nota en grandes conjuntos de datos.

11. Divida el libro de trabajo en varios archivos.

La separación del libro de trabajo en varios archivos es muy eficaz, pero también complicada en algunos casos. Por ejemplo: utilice un archivo para procesar los datos de entrada sin procesar, dentro del segundo archivo, se realizan todos los cálculos principales y el tercer archivo mostrará los resultados. Esto parece bastante complicado, pero soluciona el problema de las hojas de cálculo de Excel lentas .

Bueno, estos son los mejores 11 consejos que mejorarán rendimiento de Excel y también le ahorrarán tiempo. También he añadido más consejos adicionales para acelerar el archivo de Excel.

Consejos adicionales para acelerar el archivo de Excel:

# 1 Fix Los archivos de Excel son lentos para guardar / abrir:

En algunos casos, el archivo de Microsoft Excel tarda mucho en abrirse. Cuando se inicia Excel, esto se inicia normalmente, pero el problema surge cuando intenta abrir el archivo directamente antes de ejecutar Excel y el archivo tarda algún tiempo en iniciarse.

A veces, este problema se debe a que un servicio del sistema operativo conocido como “ Superfetch ” está deshabilitado, esto es confiable para almacenar datos en la memoria caché en la RAM de modo que, como el nombre lo especifica, se puede obtener súper rápido cuando sea necesario.

Para solucionar este problema, intente cambiar la configuración de Superfetch, pero si no le ayudará a solucionar el problema, modifique el registro para el archivo de Excel.

# 2 Intente reducir el tamaño del archivo de Excel:

Se encuentra que un archivo de Excel más grande o un archivo de Excel que tiene muchos datos, en consecuencia , se vuelve más lento y también el archivo comienza a fallar. Por lo tanto, se recomienda reducir el tamaño del archivo de Excel para evitar el problema y optimizar el archivo de Excel.

Para hacerlo, ejecute algunas instrucciones:

Verifique el tipo de archivo, elimine el formato innecesario, también intente limpiar las fórmulas configurando la opción de Excel en un cálculo manual, evite la fórmula volátil y verifique las celdas no utilizadas y elimínelas.

Sin embargo, si en caso de que su archivo de Excel se corrompa, se dañe o comience a mostrar errores, en estos casos pruebe la herramienta de reparación de MS Excel. Esta es la mejor herramienta para solucionar cualquier tipo de problema y también para recuperar datos completos de Excel, incluidos los gráficos. propiedades de la hoja de cálculo, comentarios de celda y otros datos importantes fácilmente.

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* La versión gratuita del producto solo ofrece una vista previa de los datos recuperables.

Pasos para utilizar la herramienta de recuperación de archivos de Excel:

Paso 1 - Descargue e instale Stellar Reparación para Excel siguiendo el asistente de instalación.

Paso 2 – Después de la instalación, inicie la herramienta de reparación y busque el archivo de Excel que desea reparar.

Paso 3 – Ahora seleccione el archivo de Excel que desea reparar y haga clic en el botón 'Repair'.

Paso 4 – Espere hasta que finalice el proceso de reparación.

Paso 5 – Una vez hecho esto, obtenga una vista previa y verifique el archivo de Excel reparado y presione el botón 'Save'.

Veredicto final:

Generalmente, Excel tarda mucho en calcular modelos grandes de Excel. Las razones son diferentes para cada libro de trabajo y, como resultado, la hoja de cálculo de Excel se vuelve lenta.

Por lo tanto, para hacer que las hojas de cálculo de Excel sean más eficientes , ya he enumerado los 11 consejos principales junto con algunos consejos adicionales. Espero que esto funcione bien para acelerar la hoja de cálculo de Excel . Estos consejos magnificarán su trabajo futuro y también mejorarán sus habilidades de abajo hacia arriba.

Comience a implementarlos ahora mismo …

¡¡¡Buena suerte!!!