Convertir archivos de Microsoft Access a Excel es una tarea común para los usuarios que necesitan manipular o analizar datos en Excel después de almacenarlos o administrarlos en Access. Bueno, en este blog, discutiré por qué necesita hacer esto, los beneficios y una descripción básica de los métodos disponibles para convertir archivos de Access a Excel sin esfuerzo.
¿Se puede convertir Microsoft Access a Excel?
La respuesta a ésta pregunta es sí.
El archivo de base de datos de Microsoft Access se puede convertir fácilmente a un documento de Excel copiándolo y pegándolo, utilizando el Asistente de exportación o VBA. Además, existen otros métodos disponibles que pueden ayudarle a hacerlo. Todas esas formas se mencionan en este blog.
¿Por qué es necesario convertir Access a Excel?
Estas son algunas de las razones por las que es necesario convertir Access a Excel.
- Análisis de datos: MS Excel ofrece características y funciones sólidas para el análisis de datos, incluidos gráficos, tablas dinámicas y funciones estadísticas que MS Access no ofrece.
- Informes: después de exportar el archivo de Access a Excel, puede generar informes fácilmente utilizando sus capacidades de formato y visualización.
- Intercambio de datos: las hojas de cálculo de Excel son más fáciles de compartir con colegas que quizás no tengan instalado MS Access.
Beneficios de convertir Access a Excel
- Compatibilidad: los documentos de Excel son compatibles con muchas otras aplicaciones de software.
- Facilidad de uso: las hojas de cálculo de MS Excel tienen una interfaz fácil de usar que facilita a los usuarios trabajar con datos.
- Visualización: Excel ofrece herramientas avanzadas de gráficos y tablas que no están disponibles en Microsoft Access.
¿Cómo convertir Access a un archivo Excel?
A continuación se mencionan algunas formas mediante las cuales podrá convertir la base de datos de Access a Excel:
Método 1: copiar y pegar
Este método de copiar y pegar es el más simple y es posible que ni siquiera haga clic en nadie: para hacer esto, solo necesita seleccionar las filas que necesita en Access (o seleccionar todas usando ⌘A), copiarlas y pegarlas en Excel. Eso es todo, su base de datos de Access se convierte a Excel.
Lea también: Cómo convertir texto a número en Excel (6 formas sencillas)
Método 2: exportar la base de datos de Access a Excel
El siguiente método es exportar la base de datos de Access a Excel.
Paso 1: abrir el archivo de base de datos de Access
Al principio, debe abrir la base de datos de Access que contiene los datos que desea exportar en Excel.
Para Access 2003 o anterior: haga clic en Archivo > Abrir
Para Access 2007: haga clic en Office> Abrir
Paso 2: abra el cuadro de diálogo Exportar
Vaya a la pestaña Datos externos y toque el grupo de exportación. Desde este grupo presione el ícono de Excel.
Paso 3: Opciones de exportación
En la ventana abierta de Exportación – Hoja de cálculo de Excel, consulte las opciones completas. Aquí tendrá la opción de especificar el nombre y el formato del archivo de destino.
Después de realizar toda la configuración, toque la opción Aceptar para exportar los datos.
Paso 4: guarde los pasos de exportación
La aplicación de base de datos Access le permite guardar los pasos completos que ha realizado para exportar Access a Excel. Para esto tienes que hacer clic en la opción guardar pasos de exportación. Esto le permitirá repetir rápidamente la operación en el futuro sin utilizar el asistente.
Access le brinda la opción de guardar los pasos que acaba de realizar para poder volver a ejecutarlos más tarde.
Por último, haga clic en la opción cerrar para finalizar la exportación de Access a Excel.
Paso 5: ver el archivo exportado
Para ver el archivo exportado en Excel, debe ir a la ubicación que asignó en el paso de guardar.
Método 3: formato de archivo CSV
Otro método es que puede exportar sus tablas de Access como archivo CSV e importarlas a una hoja de cálculo de Excel.
La forma en que MS Excel maneja los archivos CSV depende totalmente de la configuración de región en las Preferencias del sistema. Por ejemplo, si configura su región como “Estados Unidos“, Excel solo esperará archivos CSV internacionales y si configura su región como “Alemania“, Excel esperará archivos CSV continentales.
El archivo Excel se abre con archivos CSV en codificación MacRoman. Excel no permite saltos de línea dentro de los campos, así que tenga cuidado de desmarcar esa opción.
Lea también: Cómo exportar datos a Excel (guía paso a paso)
Método 4: convertir Access a Excel usando VBA (Visual Basic para aplicaciones)
Ejecutar código o macro VBA puede incluso ayudarle a realizar su trabajo. Pero recuerde que usar VBA es uno de los métodos complejos que requiere conocimientos técnicos o habilidades en código para la conversión de archivos de Access.
Para hacerlo:
- Abra su base de datos de Access >> presione Alt + F11. Esto abrirá la ventana del editor de VBA.
- Ahora, inserte un nuevo módulo (Insertar >> Módulo) desde una barra de menú.
- A continuación, ejecute la macro ‘Exportar a Excel’.
- Además, asegúrese de guardar el archivo de base de datos de Access antes de ejecutar el siguiente código:
Sub ExportAccessToExcel()
Dim accApp As Object
Set accApp = CreateObject(“Access.Application”)
accApp.OpenCurrentDatabase “C:\Path\To\Your\Database.accdb”
accApp.DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, acSpreadsheetTypeExcel12Xml, “TableName”, “C:\Path\To\Your\Output\File.xlsx”, True
accApp.CloseCurrentDatabase
accApp.Quit
Set accApp = Nothing
End Sub
¿Cómo convertir un archivo de Access a Excel en línea?
Puede convertir fácilmente un archivo de Access a Excel en línea siguiendo estos pasos:
- Abra su navegador web en su computadora.
- Luego visite el sitio https://www.rebasedata.com/convert-accdb-to-excel-online.
- Ahora, arrastre y suelte o cargue el archivo de la base de datos de Access allí >> haga clic en la opción “Convertir” y luego descárguelo.
Preguntas frecuentes:
¿Cómo abro un archivo de Access en Excel?
Para abrir un archivo .accdb en Excel, debes:
- Abra la hoja de cálculo de Excel.
- Navegue por la pestaña Datos >> haga clic en el menú desplegable Obtener datos en la sección “Obtener y transformar datos“.
- Ahora, seleccione ‘Desde la base de datos’ >> ‘Desde la base de datos de Microsoft Access’.
- Finalmente, localice el archivo de Access y selecciónelo para abrirlo.
¿Puede Excel reemplazar el Access?
No, Excel no puede reemplazar a Access, son dos herramientas diferentes. Microsoft Excel es una hoja de cálculo que se utiliza para el análisis numérico y Access es una base de datos que se utiliza para la manipulación de datos.
¿Cuál es el límite de exportación para Microsoft Access?
Si exporta y tiene marcada la opción “exportar con formato y diseño“, estará limitado a 65000 filas.
Concluyendo
Exportar datos de MS Access a Excel es un proceso sencillo que puede mejorar su capacidad para analizar, compartir e informar sobre sus datos. Ya sea que utilice secuencias de comandos VBA, herramientas integradas, software de terceros u otras formas eficientes descritas en esta publicación, esta conversión puede optimizar los flujos de trabajo y hacer que los datos sean más accesibles y útiles.
Si tiene preguntas adicionales sobre las presentadas anteriormente, puede visitar Facebook & Twitter páginas.
Margret
Margret Arthur es emprendedora y experta en marketing de contenidos. Ella Escribe blogs de tecnología y experiencia en MS Office, Excel y otros temas tecnológicos. Her arte distintivo de presentar información técnica en un lenguaje fácil de entender es muy impresionante. Cuando ella no escribe, ella ama los viajes no planificados.