3 maneras fáciles de administrar las conexiones del libro de Excel

Todos deben haber oído hablar de las conexiones de libros de Excel, pero ¿saben cómo administrar la conexión de libros de trabajo en Excel? Bueno, si no tiene idea de habilitar la conexión de datos en el libro de Excel.

En ese caso, nuestro tutorial de conexiones de libros de Excel ayudará a obtener cada pizca de información al leer esto. Entonces, cualquier usuario de Excel puede realizar y administrar fácilmente conexiones de datos externos en Excel.

¿Qué es la conexión de datos en Excel?

Los datos de cualquier libro de Excel solo pueden obtenerse de diferentes ubicaciones. En primer lugar, los datos se almacenan directamente en su libro de Excel. O, en segundo lugar, puede guardarse en la fuente de datos externa, como una base de datos, un OLAP (cubo de procesamiento analítico en línea) o un archivo de texto.

Usando la conexión de datos en Excel, las fuentes de datos externas están bien conectadas con el libro de Excel. Básicamente, esta conexión de datos en Excel contiene un conjunto de información sobre cómo iniciar sesión, consultar, ubicar y acceder perfectamente a la fuente de datos externa.

Después de conectar su libro de Excel con una fuente de datos externa. Se puede usar fácilmente la opción de actualización para extraer los datos actualizados de su libro de trabajo. De esta manera, el usuario puede obtener la versión más actualizada de sus datos, incluidos los cambios realizados en los datos desde su última actualización.

Bueno, la información de conexión se puede almacenar en un archivo de conexión o en el libro de trabajo, como el archivo de conexión de datos universal (UDC) (.udcx) o el archivo de conexión de datos de Office (ODC) (.odc)

Estos archivos de conexión son muy útiles para compartir conexiones de forma regular y también para facilitar la administración de la fuente de datos.

Si está utilizando el archivo de conexión para conectarse con la fuente de datos. Luego, en ese caso, Excel copiará los detalles de la conexión del archivo de conexión en su libro de Excel.

Diferentes formas de realizar conexiones de libros de Excel

En este tutorial sobre conexiones de libros de Excel, aprenderemos 3 formas diferentes de usar la conexión de datos en Excel 2010/2013/2016/2019:

• Libro de trabajo Cuadro de diálogo Conexiones
• Crear un archivo de conexión de datos de Office (ODC) (.odc)
• Actualizar la conexión de datos externos

Método 1: Conexiones del libro de Excel con el cuadro de diálogo Conexiones del libro de trabajo

La opción del cuadro de diálogo Conexiones del libro de Excel ayuda a administrar fácilmente las conexiones simples o múltiples con las fuentes de datos externas de su libro. Además de esto, el cuadro de diálogo Conexiones del libro es útil para realizar las siguientes tareas:

• Ayuda a editar, actualizar, crear y eliminar conexiones que se utilizan en el libro de Excel.
• Mostrar la ubicación de cada conexión que ya se ha utilizado en el libro de Excel actual.
• Fácil diagnóstico del mensaje de error con respecto a las conexiones de datos externos.
• Con esta opción, el usuario puede redirigir la conexión a diferentes datos o al servidor diferente. O, alternativamente, el usuario puede reemplazar fácilmente el archivo de conexión con la conexión existente.
• Se vuelve demasiado fácil hacer y compartir archivos de conexión.

Pasos para administrar la conexión del libro de Excel con el cuadro de diálogo Conexiones del libro de trabajo

Aquí le mostramos cómo administrar las conexiones en su libro de trabajo actual de Excel, es decir, usando el cuadro de diálogo Conexiones de libro de trabajo:

Identificar una conexión

En la parte superior del cuadro de diálogo, todas las conexiones en el libro se muestran automáticamente con la siguiente información:

Columna	Comentar
Nombre	El nombre de la conexión se define en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión.
Descripción	En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión se menciona una breve descripción sobre la conexión.
Última actualización	cuándo se actualizó por última vez la conexión, como la fecha y la hora que aparecen en esta sección. Si está en blanco, significa que la conexión aún no se ha actualizado.

Agregar una conexión

• Toque la opción Agregar para obtener el cuadro de diálogo de Conexiones existentes.

Mostrar información de conexión

• Para ello, debe elegir una conexión del cuadro de diálogo Conexiones existentes abierto.
• Ahora presione la opción Propiedades y esto abrirá el cuadro de diálogo de Propiedades de conexión.

Actualizar los datos externos.

Presione la opción de flecha presente junto a la opción Actualizar. Luego, realice cualquiera de los siguientes:

• Si desea actualizar solo conexiones específicas, haga selecciones de esas conexiones. Luego, toque la opción Actualizar.
• Para actualizar todas las conexiones de su libro de trabajo, simplemente borre todas las conexiones. Después de eso, toque la opción Actualizar todo.
• Si desea obtener la información de estado sobre la operación de actualización, elija las conexiones sobre las que desea extraer información. Luego, presione la opción Actualizar estado.
• Para detener la operación de actualización actual, simplemente toque la opción Cancelar actualización.

Eliminar una o más conexiones

• Elija las conexiones que desea eliminar de su libro de Excel. Luego, toque la opción Eliminar.

Notas:

• Bueno, esta opción le parece deshabilitada si su libro de trabajo está protegido o si es un objeto, como el informe de tabla dinámica, que utiliza la conexión protegida.
• Eliminar la conexión solo eliminará la conexión. No eliminará ningún dato ni objeto de su libro de Excel.

Importante: al eliminar la conexión, en realidad está rompiendo la conexión con la fuente de datos, lo que puede provocar consecuencias involuntarias, como resultados de fórmulas diferentes o puede tener dificultades para acceder a las funciones de Excel.

Método 2: Conexiones del libro de Excel con la opción Refrescar conexión de datos externos

El usuario puede conectar su libro de Excel con una fuente de datos externa, como otro libro de Excel, una base de datos de SQL Server o un cubo OLAP.

Bueno, esta información de conexión se muestra en su libro de trabajo como informe de tabla dinámica, gráfico dinámico, tabla.

Para mantener actualizados los datos de su libro de Excel, puede utilizar la opción “Actualizar” para vincular los datos con su fuente.

Entonces, cada vez que actualice su conexión, solo obtendrá los datos actualizados más recientes.

Paso para usar la opción Actualizar conexión de datos externos

Para las conexiones, simplemente toque cualquier celda de su tabla de Excel que use la conexión. Luego, realice cualquiera de las siguientes operaciones:

• Actualizar datos automáticamente cuando se abre el libro de Excel
• Actualizar datos automáticamente a intervalos regulares

Paso para actualizar automáticamente los datos cuando se abre el libro de Excel

• Toque la celda presente dentro del rango de datos externos.
• Ahora en la pestaña Datos, vaya a Consultas y conexiones Presione la tecla de flecha presente dentro de la opción Actualizar todo, y desde este toque a las Propiedades de conexión.

• Desde el cuadro de diálogo abierto del cuadro de diálogo Propiedades de conexión, toque la pestaña Uso, dentro del control Actualizar. Luego, seleccione la casilla de verificación “Actualizar datos al abrir el archivo”.
• Para guardar su libro de trabajo con la definición de consulta completa, excluyendo datos externos. Debe seleccionar la casilla de verificación “Eliminar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro”.

Paso para actualizar automáticamente los datos a intervalos regulares:

• Toque la celda presente dentro del rango de datos externos.
• Ahora en la pestaña Datos, vaya a Consultas y conexiones Presione la tecla de flecha presente dentro de la opción Actualizar todo, y desde este toque a las Propiedades de conexión.

• En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión abierto. Opción de uso de la pestaña Hit.
• Seleccione la casilla de verificación Actualizar cada. Luego, configure el intervalo de minutos que actualizará automáticamente sus datos después de cierto período de tiempo.

Método 3: Conexiones del libro de Excel creando un archivo de conexión de datos de Office (ODC)

Al utilizar el Asistente de conexión de datos o el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, se puede usar fácilmente su hoja de cálculo de Excel para crear un archivo de conexión de datos de Office (ODC) (.odc).

1. Puede realizar cualquiera de las siguientes tareas:

Hacer una nueva conexión con la fuente de datos. Para obtener más información, eche un vistazo a los siguientes temas:

• Conéctese a la base de datos de SQL Server Analysis Services (Importar)
• Importar o exportar archivos de texto
• Mover datos de Excel a Access

O simplemente puede hacer uso de la conexión existente. Para obtener más información, consulte Conectarse a (importar) datos externos.

2. Luego, guarde los detalles de la conexión en el archivo de conexión. Para esto, solo toque la opción Exportar archivo de conexión presente en la pestaña Definición del cuadro de diálogo Propiedades de conexión. Esto abrirá el cuadro de diálogo Guardar archivo, así que guarde su información de conexión actual en el archivo ODC.

Envolver:

Afortunadamente, todas las correcciones mencionadas anteriormente para configurar las Conexiones de Excel Workbook lo ayudarán a usar fácilmente la conexión de datos en su respectiva aplicación Excel 2010/2013/2016/2019. Aparte de esto, si tiene alguna otra consulta que hacer, hágalo en nuestra sección de comentarios.