12 Formas de limpiar datos en una hoja de cálculo de Excel

La mayoría de los usuarios utilizan la hoja de cálculo de Excel para almacenar los datos que recuperan de diferentes fuentes que pueden incluir datos no deseados.

Asi que a limpiar datos en hojas de cálculo de Excel se vuelve necesario, ya que no solo evitará y solucionará problemas, sino que también hará que el conjunto de datos se vea atractivo y hermoso.

La limpieza de datos es una forma de modificar la información utilizando diferentes técnicas. Puede asegurarse de que sus datos sean utilizables, correctos y coherentes.

Aquí en este blog, se muestran varios métodos a través de los cuales puede limpiar fácilmente los datos en una hoja de cálculo de Excel.

Antes de conocer las técnicas, comprendamos por qué es necesaria la limpieza de datos en Excel.

¿Por qué es Importante limpiar los datos en una hoja de cálculo de Excel?

La mayoría de los usuarios utilizan varias bases de datos para importar archivos de texto a Excel. Esto aumenta las posibilidades de obtener datos mal etiquetados o duplicados.

Industrias como el comercio minorista, la banca, las telecomunicaciones, los seguros, etc., dependen de los datos para el crecimiento de su negocio. Es importante para estas industrias mantener sus datos libres de errores.

Eliminar datos en hojas de cálculo de Excel te ayudará a deshacerte de errores, inconsistencias y también podrás mapear diferentes funciones. La limpieza de datos aumentará la eficacia del marketing.

Para lograr la máxima eficiencia de los datos, es obligatorio eliminar todo tipo de inconsistencias y errores de datos.

Cómo Quitar la Hoja de cálculo de datos en Excel?

1: Borrar Datos Duplicados en Excel

Es posible que tenga datos duplicados en toda la hoja de cálculo de Excel y puede llevar tiempo encontrar y eliminar esos duplicados uno por uno.

Entonces, aquí Excel lo ayuda a eliminarlo en poco tiempo. Siga los pasos a continuación para eliminar los datos duplicados:

  • En primer lugar, haga clic dentro de la hoja de cálculo de Excel.
  • Haga clic en Herramientas de tabla.
  • Haga clic en Diseño.
  • Luego haga clic en Eliminar duplicado.Borrar Datos Duplicados en Excel
  • Seleccione la columna que incluye datos duplicados y haga clic en Aceptar.

2: Función de Texto a Columna

Es posible que exista la posibilidad de que el texto se agrupe en una sola celda al importar o exportar archivos de texto desde o hacia la base de datos.

Para limpiar los datos en la hoja de cálculo de Excel, puede analizar el texto en varias celdas utilizando el método de texto a columna.

  • Seleccione el texto que desea dividir en varias celdas.
  • Haga clic en la pestaña Datos.
  • En Herramientas de datos, seleccione Texto a columnas.
  • En el Asistente para convertir texto en columnas, seleccione la casilla de verificación Delimitadores.Función de Texto a Columna
  • Haga clic en el botón Siguiente.
  • Ahora, en Delimitador, solo seleccione la casilla de verificación Espacio y deje el resto de casillas de verificación.
  • Haga clic en el botón Finalizar.limpiar datos en hojas de cálculo de Excel

3: Convertir números

Cuando está importando o exportando archivos de texto desde o hacia la base de datos, puede encontrar números en forma de texto que pueden causar problemas, especialmente en el cálculo.

Para evitar aún más este problema, siga los pasos a continuación:

  • Primero, escriba 1 en cualquier celda en blanco.
  • Luego, donde haya escrito 1, seleccione esa celda y presione Ctrl + C.
  • Seleccione las celdas que desea convertir en números.
  • Haga clic derecho y seleccione Pegar.
  • Seleccione Pegado especial para abrir el cuadro de diálogo Pegado especial.
  • En la sección de operaciones, seleccione Multiplicar.Convertir números
  • Haga clic en Aceptar.

Ahora encontrará sus números en forma numérica.

4: Eliminar Celdas en blanco

Las celdas en blanco también pueden crear más problemas en sus informes de Excel. Si hay un pequeño conjunto de datos, puede buscar manualmente y completar esas celdas en blanco con 0 o No disponible.

En el caso de un archivo de Excel enorme, puede seleccionar celdas en blanco a la vez siguiendo los pasos a continuación:

  • En primer lugar, seleccione el conjunto de datos en Excel.
  • Para abrir el cuadro de diálogo Ir a, presione F5.Eliminar Celdas en blanco
  • Ahora para abrir el cuadro de diálogo Ir a especial, seleccione la opción Especial….limpiar datos de inconsistencia en Excel
  • En Ir a Especial, seleccione espacios en Blanco.
  • Haga clic en el botón Aceptar.

Después de aplicar estos pasos anteriores, encontrará todas las celdas en blanco en su conjunto de datos. Ahora, puede llenar esos espacios en blanco con 0 o no disponible, y luego de llenarlos presione Ctrl + Enter.

5: Limpiar Datos de Inconsistencia en Excel

A veces puede encontrar texto inconsistente al importar datos de archivos de texto, lo que hace que su conjunto de datos sea desordenado.

Puede usar algunas de las fórmulas que se mencionan a continuación para limpiar los datos de inconsistencia en Excel.

Fórmula 1. = REEMPLAZAR (A2,2,1, ”o”)

Aquí, en esta fórmula:

  • A2 – posición para reemplazar
  • 2 – por dónde empezar
  • 1- número de caracteres a reemplazar
  • o – reemplazar con

Ejemplo: Antes Texto: Sol | Después del texto: Hijo

Fórmula 2. = SUPERIOR (A4)

Aquí, A4- Número de fila

Ejemplo: Antes del texto: will wallece | Después del texto: WILL WALLECE

Fórmula 3. = INFERIOR (A5)

Aquí, A5- Número de fila

Ejemplo: Antes Texto: Mary moore | Después del texto: mary moore

Fórmula 4. = PROPER (A6)

Aquí, A6- Número de fila

Ejemplo: Antes del texto: John jones | Después del texto: John Jones

Fórmula 5. = + SUSTITUTO (A4, ”-”, ”/”)

Aquí, en esta fórmula:

  • A4 – Número de fila
  • “-“: símbolo que se sustituirá.
  • “/”: Símbolo que se utilizará en lugar de “-“

Ejemplo: Antes del texto: 267-483 | Después del texto: 267/483

Fórmula 6. = LIMPIO (A6)

Aquí, el número de la fila A6.

Ejemplo: Antes del texto: Informe$mensual  | Después del texto: Informe mensual

Fórmula 7. = + TRIM (A5) (Permite eliminar espacios extra)

Aquí, el número de fila A5.

Ejemplo: Antes del texto: 140 23 | Después del texto: 14023

6: función de Búsqueda y reemplazo

Excel tiene su función incorporada Buscar y Reemplazar, que permite a los usuarios buscar los datos particulares y reemplazarlos en segundos.

Entonces, para reemplazar los datos en la hoja de cálculo de Excel, siga los pasos a continuación:

  • Para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, presione Ctrl + H.
  • Haga clic en Reemplazar.
  • En el buscar qué: cuadro, introduzca los datos que desea eliminar.
  • En el cuadro Reemplazar con, ingrese los datos que desea reemplazar.
  • Puede reemplazar ocurrencias de datos particulares a la vez haciendo clic en Reemplazar todofunción de Búsqueda y reemplazo

7: Eliminar Formato en Excel

Para obtener datos en Excel, es posible que esté utilizando varias bases de datos. Si tiene todos sus datos en un solo lugar, puede borrar todos los formatos.

Siga los pasos a continuación para eliminar el formato en Excel:

  • Seleccione su conjunto de datos de Excel.
  • Haga clic en la pestaña Inicio.
  • Seleccione Limpiar.
  • Luego, seleccione Borrar formatos.Eliminar Formato en Excel

Simplemente limpiará todo su formato en Excel. Con los pasos anteriores, también puede eliminar solo los hipervínculos, el contenido y los comentarios.

8: Errores Marca en el Conjunto de datos de Excel

Puede usar el Formato Condicional o la técnica Ir a especial para marca errores en el conjunto de datos para que pueda eliminar datos o reemplazarlos con otros datos en Excel.

Siga los pasos a continuación para el formato condicional:

  • Primero, seleccione el conjunto de datos de Excel.
  • Haga clic en Casa.
  • Seleccione Formato condicional.
  • Para abrir el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Nueva regla de formato.Errores Marca en el Conjunto de datos de Excel
  • Haga clic en Dar formato solo a las celdas que contienen.
  • En Editar la Descripción de la regla: seleccione Errores en Dar formato solo a las celdas con:
  • Haga clic en Formato.
  • Haga clic en Aceptar. Esto Marcos los errores en su conjunto de datos.eliminar datos en hojas de cálculo de Excel

Ahora, estos son los pasos para la técnica Ir a especial:

  • En primer lugar, seleccione el conjunto de datos de Excel.
  • Para abrir el cuadro de diálogo Ir a, presione F5.
  • Seleccione Especial ubicado en la parte inferior izquierda.por qué es necesaria la limpieza de datos en Excel
  • Seleccione Fórmulas.
  • Luego, seleccione solo Errores en Fórmulas y deje el resto de las casillas vacías.
  • Haga clic en Aceptar. Puede ver los errores marcado en su conjunto de datos.limpiar datos en hojas de cálculo de Excel

9: Eliminar Datos ocultos en Excel

Cuando recopila datos de diferentes fuentes, puede haber datos ocultos, como nombres relacionados con los comentarios o el autor de los documentos.

Para evitar esta información oculta, siga los pasos a continuación:

  • Primero, haga clic en Archivo.
  • Seleccione Info.
  • Seleccione Comprobar por Cuestiones.
  • Haga clic en Inspeccionar documento.Eliminar Datos ocultos en Excel
  • Asegúrese de que cada casilla de verificación esté marcada y luego haga clic en el botón Inspeccionar.limpiar datos de inconsistencia en Excel
  • Ahora haga clic en el Eliminar Todo botón.eliminar datos en hojas de cálculo de Excel

10: Revisar la ortografía en Excel

Para mantener los datos limpios en Excel, es importante seguir revisando la ortografía en Excel. EsoIdentifica las palabras mal escritas y coloca una línea roja debajo de los datos mal escritos o incorrectos.

Para comprobar la corrección de ortografía, ir a través de los siguientes pasos:

  • Primero, seleccione el rango de la celda en Excel que desea verificar la ortografía.
  • Luego, simplemente haga clic en la tecla F7 del teclado.
  • Ahora encontrará las palabras que están mal escritas en los datos seleccionados en Excel.

11: Arreglar Hora y fecha

Puede existir la posibilidad de que la fecha y la hora se mezclen con guiones o símbolos de barra diagonal de otras cadenas. Por lo tanto, es importante convertir y reformatear esos datos mezclados.

Utilice la función de conversión para cambiar la hora.

= CONVERTIR (número, desde_unidad, a_unidad)

número: número de fila donde están presentes datos específicos y desea convertirlos.

from_unit: proporcione la unidad que desea convertir.

to_unit: proporciona la unidad para una conversión posterior.

Ahora para cambiar la hora, siga los pasos a continuación:

  • Para cambiar el valor de la hora en el tiempo, ingrese esta fórmula en Excel = CONVERT (B2, “día”, “hr”) y presione Enter. Le mostrará el valor cambiado en hora con un cálculo.
  • Para cambiar el valor de los minutos en el tiempo, ingrese esta fórmula en Excel = CONVERT (B2, “día”, “mn”) y presione Enter. Producirá el resultado.
  • Para cambiar el segundo valor en el tiempo, ingrese esta fórmula en Excel = CONVERT (B2, “día”, “seg”) y presione Enter. Le dará el valor cambiado.

Puede convertir su fecha de texto usando la función DATEVALUE.

Ahora para la conversión de su fecha de texto, siga los pasos a continuación:

  • En primer lugar, seleccione la celda en blanco en Excel y verifique si su formato de número está en General o no.
  • Ahora escriba DATEVALUE (en la celda en blanco.
  • Seleccione la fecha que está en formato de texto.
  • Introduzca corchete cerrado).
  • Luego presione Enter y encontrará el número de serie de la fecha de texto.Arreglar Hora y fecha
  • Ahora arrastre el controlador de relleno al rango de celdas en blanco igual que el rango de la celda de datos de texto.
  • Seleccione la celda del número de serie.
  • En la pestaña Inicio, seleccione Copiar en la sección Portapapeles.
  • Seleccione la celda de fecha de texto.
  • Nuevamente en la pestaña Inicio, haga clic en la flecha debajo de Pegar.
  • Elija Pegado especial.por qué es necesaria la limpieza de datos en Excel
  • Ahora, seleccione Valores en Pegar.
  • Haga clic en Aceptar.
  • En la pestaña Inicio, haga clic en la flecha de la esquina de la sección Número para abrir la categoría Número.
  • Haga clic en Fecha en la categoría Número.
  • Seleccione el formato de la fecha que desee de la lista Tipo.limpiar datos en hojas de cálculo de Excel
  • Haga clic en Aceptar. Después de completar la conversión, seleccione la celda del número de serie y simplemente presione Eliminar.

12: Girar o ambiar celdas

A veces, al importar o exportar datos en Excel, los datos estructurados en formato tabular cambian a datos no estructurados en formato no tabular.

Para transformar datos de columnas a filas y de filas a columnas, use la función = TRANSPOSE (). Siga los pasos a continuación:

  • Seleccione las celdas en blanco según las celdas del conjunto original. (En la siguiente figura, puede ver ocho celdas verticalmente que son el conjunto original. Por lo tanto, aquí se seleccionan ocho celdas horizontales en blanco).Girar o ambiar celdas

limpiar datos de inconsistencia en Excel

  • Escriba = TRANSPONER () en las celdas en blanco seleccionadas. (Verifique que después de escribir la función, esas ocho celdas permanezcan seleccionadas).por qué es necesaria la limpieza de datos en Excel
  • Ahora escriba el rango de celdas en el corchete de función que desea transponer. (Igual que se muestra en la figura)eliminar datos en hojas de cálculo de Excel
  • Después de escribir, presione CTRL + SHIFT + ENTER.limpiar datos en hojas de cálculo de Excel

De esta manera, puede reorganizar o transformar fácilmente columnas y filas en su Excel.

Toque Final

Aquí, ha aprendido sobre diferentes técnicas que lo ayudarán a limpiar datos en una hoja de cálculo de Excel.

Ahora, el problema surge cuando, por error, elimina datos que no desea. En esta situación, puede usar la Excel Reparación Herramienta  para recuperar sus imágenes, gráficos, tablas, fórmulas, comentarios de celda, hojas de gráficos, filtros y tipos de su conjunto de datos.

Excel Reparación Herramienta es capaz de reparar archivos XLS / XLSX múltiples o únicos. esolata restaurar la hoja de trabajo con formato de celda y también puede corregir errores de corrupción en Excel.

En caso, si no se puede acceder a la hoja de cálculo de Excel debido a algunos errores de Excel o la corrupción entonces también  usted puede utilizar  esta herramienta.

Lo mejor de esta herramienta es que no solo restaurará los datos perdidos, sino que también encontrará sus datos restaurados en el formato y la forma originales.

Por último, Excel Reparación Herramienta es compatible con todas las versiones de Excel y también está disponible para sistemas Mac y Windows.



Margret Arthur es emprendedora y experta en marketing de contenidos. Ella Escribe blogs de tecnología y experiencia en MS Office, Excel y otros temas tecnológicos. Her arte distintivo de presentar información técnica en un lenguaje fácil de entender es muy impresionante. Cuando ella no escribe, ella ama los viajes no planificados.