Como todos sabemos, los filtros son una herramienta útil en Microsoft Excel para administrar y analizar datos en una hoja de cálculo. Ya sea que trabaje con conjuntos de datos grandes o pequeños, los filtros pueden ahorrarle un tiempo valioso y mejorar la eficiencia del análisis de datos. Muchos usuarios de Excel no saben cómo usarlo y realizar varias funciones fácilmente en Excel. En esta publicación, describiré lo sorprendente de los filtros de Excel y cómo puedes filtrar datos de Excel para ahorrar tiempo.
Empecemos…
Comprender el filtrado de datos
En Excel, el filtrado de datos es un método que le permite mostrar datos exactos de un conjunto de datos más grande, lo que facilita el trabajo y el análisis. Esta función ordena y muestra instantáneamente los datos que necesita, mientras que el resto de la información pasa a un segundo plano.
Tipos de filtros en Excel
Existen varios tipos de filtros de Excel que puede utilizar para manipular y analizar datos. Aquí he enumerado los tipos comunes de filtros, echemos un vistazo:
- Filtros de texto: los filtros de texto le permiten filtrar los datos en columnas de texto.
- Filtros numéricos: los filtros numéricos le permiten filtrar la información en columnas numéricas.
- Autofiltro: este filtro le permite filtrar los datos de una columna según criterios exactos.
- Filtros de fecha: puede utilizar este filtro según criterios de fecha específicos, como fechas posteriores, anteriores, intermedias o iguales a una fecha determinada.
- Filtrar por color/color de celda: Filtrar por color le permite filtrar datos según el fondo de la celda o el color de fuente.
- Filtrar por condición: le permite configurar las condiciones de filtrado personalizadas en función de las fórmulas.
- Filtro de los 10 principales: le permite mostrar los “N” elementos superiores o inferiores de un conjunto de datos, como las 10 cifras de ventas principales o los 5 de peor desempeño.
- Filtrar por selección: puede filtrar los datos según el valor seleccionado en una celda exacta.
- Filtros avanzados: este filtro ofrece capacidades de filtrado complejas, así como la capacidad de filtrar datos según múltiples criterios y extraer datos filtrados a una nueva ubicación en la hoja de trabajo.
- Filtros de tabla dinámica: en Tabla dinámica, puede aplicar los filtros a columnas, filas, valores, etc. en la tabla de Excel para profundizar en ciertos subconjuntos de datos.
¿Cómo filtrar datos de Excel para ahorrar tiempo?
Siga las siguientes formas de filtrar datos de Excel para ahorrar tiempo:
1. Filtrar datos mediante filtros numéricos o filtros de texto
Si desea filtrar un rango de datos, ya sean textos o números en las columnas/filas, siga los pasos a continuación:
- Seleccione el rango de celdas.
- Elija Datos y luego Filtrar.
- A continuación, seleccione una flecha de encabezado de columna.
- Elija Filtros de texto o Filtros numéricos.
- Seleccione la comparación, como Entre.
- Ahora, ingrese los criterios del filtro y haga clic en Aceptar.
2. Ingrese en la barra de búsqueda
Esta forma es sencilla y muy eficaz. Bueno, si está utilizando Excel 2010 y una versión posterior, en el menú desplegable de filtros estará disponible la barra de búsqueda.
Y luego consulte la siguiente tabla de datos donde necesita filtrar los resultados. Puedes filtrarlo por nombres, por ejemplo “Sam“.
Aquí sigue los pasos:
- Primero, agregue filtros a sus datos.
- Luego, abra el menú desplegable de filtros > haga clic en la barra de búsqueda.
- En la barra de búsqueda, escriba el nombre que desea filtrar, por ejemplo. “Sam“
- Al hacerlo, se filtrarán todos los valores donde se presenta la palabra “Sam”.
- Por último, haga clic en Aceptar.
Lo mejor del resultado es que es muy activo y proporciona resultados justo en el momento en que escribe su búsqueda.
#Consejo adicional: si necesita buscar una fecha, utilice el pequeño menú desplegable de la barra de búsqueda del lado derecho para elegir si necesita buscar un año, mes o fecha.
3. Utilice filtros de fecha
Los filtros de fechas son el consejo más inteligente para filtrar fechas fácilmente. Hay muchas opciones que puedes utilizar para filtrar fechas y, cuando se trata de fechas, Excel es muy bueno.
En la siguiente lista, puede utilizarlos, son muy útiles.
- Año hasta la fecha: esto es muy útil si desea filtrar todos los datos desde el año que comienza hasta la fecha.
- Todas las fechas de un período: esto le ayuda a filtrar fechas completas dentro de un mes o trimestre en particular.
Hay un total de más de 21 opciones de filtro personalizadas para fechas. Y, si necesita filtrar datos personalizados, puede utilizar un filtro personalizado.
4. Filtrar por color En Excel
Filtrar por color es una técnica muy creativa para filtrar valores. Cuando algunas celdas de la hoja de trabajo están resaltadas con color, se pueden filtrar fácilmente.
El color resaltado es extremadamente fácil de filtrar nombres, datos o algunos errores que desea filtrar en todas esas celdas.
Siga los pasos for como filtrar por color en excel:
- Primero, a tus datos aplica un filtro.
- Luego abra el menú desplegable de filtros.
- Y vaya a Filtrar por color > elija el color por el que desea filtrar.
- Dado que al hacer clic en el color, se filtrarán todas las celdas con el color rojo.
Lo mejor de la opción de filtro es que el usuario puede filtrar las celdas donde no hay color.
5. Filtrar por condición
Esta opción de filtro funciona mejor con más de una situación. Puede utilizar Filtrar por condición cuando requiera valores de filtro si se cumple una de las dos circunstancias dadas o se cumplen ambas condiciones, entonces puede hacerlo utilizando filtros OR en Excel.
Por ejemplo: en todos los datos de su empresa, debe filtrar solo las personas cuyo nombre es “Sam” y “Sammy“. Esto le ayudará a filtrar datos de Excel para ahorrar tiempo fácilmente.
Conoce aquí sigue los pasos para hacerlo:
- Primero, agregue filtros a sus datos.
- Luego, para la columna donde necesita filtrar datos > abra el menú desplegable de filtro.
- Luego, vaya a > Filtros de texto > Filtros personalizados.
- Aparece una ventana para seleccionar opciones de filtros.
- Desde esta ventana > elija “contiene” en ambos menús desplegables.
- A continuación, en la barra de entrada escriba “Sam” y en la segunda barra de entrada escriba “Sammy“.
- Desde el botón de opciones > elija “O”.
- Y por último, haga clic en Aceptar.
Ahora, de toda la celda donde tienes “Sam” y “Sammy” se filtran fácilmente.
#Consejo adicional: Bueno, si desea filtrar valores según dos condiciones, por ejemplo: si desea filtrar celdas en las que tiene “Sam” y “Sammy” en una sola celda, use AND, en lugar de usar O.
6. Filtrar los 10 valores principales
Aquí, en este consejo, puede filtrar los 10 valores principales fácilmente. Si tiene un conjunto de datos grande y, a partir de los datos, necesita verificar los 10 valores principales, luego hágalo fácilmente con unos pocos clics.
Siga los pasos para hacerlo:
- Primero, aplique filtros.
- Luego, desde la columna donde desea filtrar > abra el menú desplegable de filtro.
- Vaya a > Filtros de números o valores > Top 10
- Esto abrirá una ventana emergente. Y desde esa ventana, elija las siguientes cosas.
- Valores superiores o inferiores: para elegir valores superiores o inferiores para filtrar.
- Número de valores: para identificar el número de valores que necesita filtrar.
- Tipo de filtro: Esta es una opción elegante, donde puede seleccionar la forma en que necesita filtrar los valores.
- Cuando usted seleccione la preferencia, haga clic en Aceptar.
Desde que hace clic en Aceptar, se filtrarán todos los valores del top 10
7. Filtrar por encima/por debajo de los valores promedio
Este es un consejo útil para comprobar la información sobre los datos. Puede utilizar esto si desea filtrar valores que están por encima del promedio. Entonces aquí conoce el sencillo truco para hacerlo fácilmente aplicando filtros de Excel.
Siga los pasos para hacerlo:
- Primero, en la columna aplica filtros > donde tienes valores.
- Luego, abra el menú desplegable de filtros > vaya a “Filtros numéricos” > haga clic en “Por encima del promedio”.
- Al hacer esto, filtrará todos los valores que estén por encima del promedio.
Bueno, puedes utilizar el mismo método para filtrar valores que están por debajo del promedio. Simplemente haga clic en “Por debajo del promedio” en lugar de Por encima del promedio.
Lea también: Excel si está en blanco y luego pase a la siguiente celda (guía completa)
8. Utilice un carácter comodín
Los caracteres comodín sirven para hacer coincidir y encontrar el texto en parte. Y esto ahora se puede usar para filtrar valores.
Por ejemplo: si desea seleccionar los nombres que comienzan con la letra “H“, puede hacerlo fácilmente en la lista de nombres.
Aquí sabes cómo:
- A tus datos aplica filtros.
- El filtro abierto desciende.
- Luego, en la barra de búsqueda escriba “H*”.
- A medida que escribe el texto, esto filtrará rápidamente todos los nombres que comiencen con la “H”
- Y haga clic en Aceptar
Este método se utiliza con la opción de filtro personalizado.
9. Filtrar valores en tablas dinámicas
La mejor manera de filtrar valores en tablas dinámicas es utilizando la segmentación. Con la ayuda de esto, puede vincular varias tablas dinámicas a un filtro con una segmentación de datos.
Sigue los pasos:
- Cree una tabla dinámica > haga clic en cualquiera de las celdas que contiene.
- Luego, vaya a la pestaña Analizar > Filtro > “Slicer”.
- Esto le dará rápidamente una ventana emergente para elegir el campo que desea demandar en la segmentación.
- Luego, haga clic en Aceptar.
Ahora, utilice la segmentación de datos para filtrar valores completos en la tabla dinámica.
Lo mejor de la segmentación de datos es que puede comprobar en cualquier momento cuántos valores tienes que utilizar como filtro.
¿Cómo filtrar datos de Excel en una tabla?
Cuando ingresa datos en una tabla de su hoja de cálculo de Excel, el programa incluirá automáticamente los controles de filtro en las columnas si tienen encabezados. Para filtrar a través de estos controles, debe seguir las siguientes instrucciones:
- Seleccione una flecha del encabezado de la columna que necesita filtrar.
- Luego, desmarque ‘Seleccionar todo’ >> seleccione las casillas que necesita mostrar.
- Elija Aceptar.
Ahora, la flecha del encabezado de la columna cambiará al icono de Filtro. Elija este icono para cambiar el filtro.
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Preguntas frecuentes relacionadas:
¿Son estos métodos adecuados para principiantes?
Por supuesto, los métodos explicados anteriormente en esta publicación son aptos para principiantes.
¿Puedo aplicar varios filtros en Excel simultáneamente?
Sí, por supuesto, puede utilizar varios filtros en Excel para refinar aún más los datos de su hoja de cálculo.
¿Existen atajos de teclado para los filtros de Excel?
Sí, existen atajos de teclado que los usuarios de Excel pueden utilizar para acelerar el proceso de filtrado.
¿Funcionan los filtros de Excel en versiones anteriores de Excel?
La respuesta a esta pregunta es No. Es posible que los filtros no funcionen correctamente en las versiones anteriores de Microsoft Excel.
¿Puedo deshacer un filtro en Excel?
Sí, puede deshacer un filtro en Excel haciendo clic nuevamente en el icono del filtro. Esto devolverá sus datos a su estado original.
¿Puedo mejorar el rendimiento de Excel cuando uso filtros con conjuntos de datos grandes?
No siempre, pero a veces puedes mejorar el rendimiento de Excel cuando utilizas filtros con grandes conjuntos de datos.
¿Cómo puedo eliminar un filtro en Excel?
Puede eliminar un filtro en Excel haciendo clic en el icono Filtro en el encabezado de la columna y luego seleccionando “Borrar filtro”.
Pensamientos finales
El filtrado de datos eficaz es una habilidad apreciada que puede mejorar su productividad y su capacidad de toma de decisiones. Con las prácticas avanzadas descritas en este blog, puede filtrar datos en MS Excel para ahorrar tiempo y esfuerzo al trabajar con hojas de cálculo.
Espero que te haya gustado esta guía.
