elimine el gran tamaño de Microsoft ExcelHoy analizaremos un problema muy común del archivo de Microsoft Excel, es decir, el tamaño del archivo enorme del archivo de Excel e intentaremos varias técnicas para reducir el tamaño del archivo de Microsoft Excel sin eliminar datos.

Hay muchas causas que pueden ayudar a que un archivo de Excel se convierta en enorme, a veces la hoja de cálculo de Excel se vuelve tan grande, mientras que en realidad contiene muy poca información.

Un libro de Excel de gran tamaño puede generar muchos problemas al tratar con el archivo, ya que el archivo responderá muy lentamente, tomará más tiempo para guardar los cambios, tomará tiempo para cargarlo y más.

La pregunta principal es “¿Qué parte de un archivo de Excel causa el gran tamaño del archivo?” Algunos de ellos son,

Enorme información: generalmente, una hoja de cálculo con más de 100,000 filas y muchas columnas requiere una gran memoria para almacenar.

Archivos de medios: si su archivo de Excel contiene imágenes / imágenes / logotipo, puede convertir su pequeño archivo de Excel en uno grande.

Tablas dinámicas: Sí, la tabla dinámica también puede afectar el tamaño del archivo. Las tablas dinámicas almacenan los datos originales, por lo tanto, en cada una de las tablas dinámicas tienen su propio conjunto de datos.

Formato: en caso de que las hojas estén formateadas aunque los rangos de celdas no estén en uso, entonces el tamaño del archivo podría aumentar.

A veces, los metadatos de Excel y otros contenidos ocultos también pueden aumentar el tamaño del archivo.

Por lo tanto, hay varias causas de un gran tamaño de archivo MS Excel, por lo que tenemos que aplicar diferentes trucos para reducirlo. La solución puede depender del contenido del libro de Excel. Si no está seguro de cuál está afectando su archivo de Excel, debe aplicarlos uno por uno.

Comencemos a aplicar los trucos dados a continuación uno por uno para convertir un archivo de Excel grande en un tamaño compatible y reducir el tamaño del archivo de Excel.

1- Eliminar formato de celda

Mientras creamos un archivo de Excel, aplicamos varios formatos a la hoja de cálculo, por lo tanto, eliminar el formato lo ayudará a guardar el tamaño del archivo y mejorar el rendimiento de la hoja de cálculo.

Pasos para borrar el formato de excel

Paso 1: Primero, elija el rango en el que desea borrar el formato.

Paso 2: Luego, vaya a la pestaña: Inicio> Grupo de edición> Borrar> Borrar formatos

Si la hoja de cálculo de Excel contiene mucho texto, entonces es la mejor opción.

2- Reducir el tamaño del archivo de imagen agregado en Microsoft Excel

Pasos para comprimir o cambiar la resolución de la imagen. La compresión no afecta la calidad de su archivo de Excel. Si no quieres cada píxel en una imagen, puedes ir con la opción de comprimir y reducir el tamaño del archivo.

Paso 1: Abra su archivo de Excel que contenga la imagen o el logotipo y luego elija la imagen o imágenes para comprimir.

Paso 2: Ahora, vaya a la pestaña Herramientas de imagen -> Formato, y en el grupo Ajustar tiene que hacer clic en Comprimir imágenes.

Nota: Si no puede ver la pestaña Herramientas de imagen – Formato, confirme que ha seleccionado una imagen. Haga doble clic en la imagen para elegirla y abra la pestaña Formato.

Si solo está viendo el grupo Ajustar, el botón Comprimir imágenes puede aparecer sin una etiqueta.

Para reducir el tamaño de una imagen específica y dejar todas las demás imágenes presentes en el documento, marque la casilla de verificación Aplicar solo a esta imagen.

Si desmarca la casilla de verificación Aplicar solo a esta imagen, se anulará cualquier modificación previa que haya realizado para otras imágenes presentes en este documento.

Ahora, vaya a la Resolución y luego seleccione la resolución que desee y haga clic en Aceptar.

3 – Convertir el tipo de archivo a formato binario (XLSB)

Al convertir un archivo de Excel al formato binario puede reducir el tamaño del archivo de Excel con facilidad. Por lo tanto, siga los pasos dados y guarde un archivo de Excel en formato XLSB para disminuir el tamaño del archivo.

Paso 1: haga clic en la pestaña Archivo y luego vaya a la opción Guardar como.

Paso 2: Ahora, haga clic en el botón Examinar para cambiar el tipo de archivo.

Paso 3: Desde el cuadro de diálogo Guardar como, debe elegir el tipo de archivo del Libro de trabajo binario de Excel (.xlsb). Clic en Guardar.

4 – Eliminar fórmulas innecesarias

Tener muchas fórmulas complicadas puede afectar el tamaño del archivo de un archivo de Excel, por lo que en este método, intentaremos eliminar las fórmulas no deseadas de un libro de Excel.

A veces, cuando tiene un conjunto de datos y no necesita las fórmulas, entonces es mejor reemplazar estas fórmulas por valores. Siga los pasos a continuación para hacer esto:

Paso 1: Abra el archivo de Excel y presione las teclas ctrl + A para seleccionar toda la hoja de trabajo / conjunto de datos y luego presione la tecla F5.

Paso 2: Abra la opción Ir a y haga clic en “Especial”.

Paso 3: Seleccione las fórmulas y luego haga clic en Aceptar.

Ahora, ha seleccionado todas las celdas que tienen una fórmula.

Después, siga los pasos a continuación para convertir las fórmulas seleccionadas en valores:

Paso 1: Presiona ctrl + C para copiar las celdas seleccionadas.

Paso 2: luego haga clic en la pestaña Inicio y, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

Paso 3: Luego haga clic en el icono Pegar valor.

Entonces, todas las celdas con fórmulas ahora se convierten en los valores.

5 – Optimizar las fórmulas utilizadas.

Después de eliminar las fórmulas no deseadas, ahora optimizaremos las fórmulas utilizadas mediante los siguientes pasos:

Saltar usando la función volátil o inestable tal como –

HOY, AHORA, INDIRECTO, RAND, RANDBETWEEN, CELL, OFFSET, INFO.

Debe reemplazar las funciones VLOOKUP, HLOOKUP y LOOKUP con INDEX & MATCH.

También debe reemplazar las funciones IF anidadas con cualquiera de los siguientes:

REPT, INDEX & MATCH, SUMIF (s) o lógica booleana

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6 – Comprimir el archivo (ZIP IT)

Este método es un poco diferente, utilizando la opción de archivo zip puede comprimir el archivo de Excel con facilidad. Al comprimir un archivo de Excel, puede reducir el tamaño de un archivo en un 10-15%.

Pasos para comprimir un archivo Excel

Paso 1: primero debe hacer clic con el botón derecho en el archivo de Excel que desea comprimir

Paso 2: Ahora, lleve el cursor de su mouse a la opción Enviar a y haga clic en la opción ‘Carpeta comprimida (en zip)’.

Eso es todo, después de crear un archivo comprimido, compártelo con otros y el receptor descomprimirá el archivo para acceder al archivo Excel.

7 – Eliminar las celdas no utilizadas

Para eliminar la tabla no utilizada visible, las columnas y las celdas formateadas siguen el paso que se indica a continuación.

Primero, debe seleccionar todas las filas para presentar debajo de su última fila que tenga contenido.

Luego presione Ctrl + ‘-’ desde el teclado para eliminar las filas.

Después, haga clic en el botón de goma presente en el lado derecho de la cinta de inicio.

Y luego haga clic en “Borrar todo”.

Debe repetir los pasos anteriores en cada hoja de trabajo, así como para las columnas.

Por último, guarde el libro de trabajo y verifique que el tamaño del archivo esté reducido o no

8 – Reducir el formato de condición de un archivo de Excel

Para hacer esto, debe elegir la hoja de trabajo completa presionando las teclas Ctrl + A de la palabra clave.

Ahora, vaya a Inicio / Formato condicional / Administrar roles

Por fin, seleccione los roles irrelevantes y borre la Regla

9 – Compactar archivo de Excel

Este método es diferente de la compresión zip,

Este truco no está presente en Microsoft Excel, pero esta opción está presente en todos los sistemas de Windows para compactar el tamaño de varios archivos que incluyen Microsoft Excel.

Para poder compactar su archivo de Excel, debe encontrar su archivo de Excel utilizando el Explorador de Windows y luego hacer clic derecho sobre el archivo.

Elija Propiedades en el menú contextual y luego seleccione el botón Avanzado

Por fin, elija la opción “comprimir contenido para ahorrar espacio en disco …”

10 – Reducir el tamaño de las tablas de pivote

Como ya hemos comentado, las tablas dinámicas consumen mucha memoria y pueden aumentar el tamaño del archivo. Por lo tanto, trataremos de reducir el tamaño de las tablas dinámicas.

Existen principalmente 3 opciones para reducir el tamaño de las tablas dinámicas:

Opción 1: a veces, las tablas dinámicas se crean para verificar datos o ver un resumen. Si no necesita estas tablas dinámicas en su libro de trabajo, elimine la tabla dinámica no utilizada.

Opción 2: en lugar de crear varias tablas dinámicas que tengan el mismo código fuente, debe copiarlas y utilizarlas donde las necesite. A través de esto, puedes compartir el mismo caché de datos.

Opción 3: Evite guardar los datos de origen de la tabla dinámica con el archivo. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en la tabla dinámica y luego vaya a las Opciones de la tabla dinámica. Ahora, desde la pestaña de datos, desmarque la marca de “Guardar datos de origen con archivo”.

11 – Comprobar y eliminar celdas ocultas innecesarias

Las celdas ocultas también pueden agregar una carga adicional a su archivo de Excel. Las celdas ocultas no deseadas pueden aumentar el tamaño del archivo de Excel. Las celdas de Microsoft se ocultan accidentalmente al trabajar en las filas o columnas de la hoja de cálculo de Excel.

Si descubre que su archivo contiene elementos ocultos no deseados, debe mostrar las filas y columnas de su hoja de trabajo de Excel y analizar si las necesita o no. Eliminar las celdas ocultas no deseadas.

Conclusión

Todos los métodos dados anteriormente son muy efectivos y lo ayudarán a reducir el tamaño de un archivo de Microsoft Excel.

Por lo tanto, se espera que después de aplicar todos los 11 métodos descritos anteriormente, su archivo de Excel se vuelva pequeño y optimizado.

Si tiene alguna consulta o sugerencia sobre este artículo o sufre algún otro tipo de problema mientras utiliza el archivo de Microsoft Excel, contáctenos en http://ask.repairmsexcel.com

Las 11 formas más probadas para reducir el tamaño del archivo de Microsoft Excel sin eliminar datos